10-кратная прибыль: как сделать участие в выставке инструментом продаж

Почему выставка — это инвестиция

Предприниматели часто недооценивают возможности, которые дает участие в выставках. Это уникальная платформа, где задействованы все пять чувств человека, что позволяет представить продукт или услугу в максимально выгодном свете. Никакой онлайн-маркетинг не способен создать такой эффект.

Кроме того, на выставки съезжаются клиенты со всей страны. Представьте, какой бы вы потратили бюджет, если бы ездили лично встречаться с клиентами в Хабаровск, Калининград, Петропавловск-Камчатский, в Сочи.

Участие в выставке — это не просто маркетинговое мероприятие, а инвестиция, которая может многократно окупиться, если правильно подойти к подготовке и организации.

Если говорить о цифрах, то минимальный бюджет участия в выставке — около 500 тыс. руб. По оценкам экспертов, один вложенный рубль может принести 10 руб. прибыли, а может, и больше!

Для многих компаний участие в выставке может стать катализатором роста. Один удачный контракт, заключенный на мероприятии, способен обеспечить бизнес заказами на год вперед. Поэтому важно понимать: выставка — это не просто статья расходов, а инструмент для увеличения прибыли.

Когда начинать участвовать

Участвовать в выставках можно на любом этапе развития бизнеса, независимо от его размера. Даже если вы только начинаете и ваш бюджет ограничен, участие в отраслевом мероприятии — это шаг в правильном направлении. Для небольших компаний всегда можно найти оптимальные варианты: арендовать небольшую площадь, минимизировать затраты на оформление стенда: более тщательно подготовить персонал к выставке, оформить стенд интересным текстом, звуком и даже ароматами.

Главное — правильно оценить свои возможности и рассматривать участие как стратегический инструмент для продвижения на рынке, для увеличения продаж. Этот процесс можно сравнить с мини-стартапом, и для него используются абсолютно те же базовые бизнес-инструменты, как и при запуске любого другого проекта: лендинг, соцсети, и т. д.

Как выбрать подходящую выставку

Каждая отрасль имеет свои ключевые мероприятия, и именно на них стоит концентрироваться. Важно заранее провести исследование на тематических ресурсах (expomap.ru, exponet.ru, generalexpo.ru и другие) и выбрать ту выставку, которая принесет максимальную отдачу. Около 80% выставок проходит в Москве. Так что, с большой вероятностью, искать долго не придется. Скорее всего, ваш выбор — та самая отраслевая выставка, которая проходит в столице раз в год.

Подготовка к участию в выставке: шаг за шагом

Участие в выставке — это многоступенчатый процесс, который делится на три ключевых этапа: предвыставочный, выставочный и поствыставочный. Для достижения максимального эффекта важно системно подходить к каждому периоду.

Предвыставочный этап

Все начинается с бронирования площади. Чем раньше это сделать, тем лучше: организаторы часто предлагают скидки тем, кто бронируют сразу после окончания предыдущей выставки или даже во время нее.

Сэкономленные средства можно перенаправить на другие важные задачи, такие как создание стенда или привлечение аудитории.

Лучшие места — возле главного входа в павильон, на центральных проходах и на пересечении проходов — раскупаются в первую очередь. Но если вам они не достались и вы оказались на периферии — не расстраивайтесь. Можно, например, привлечь внимание издалека за счет креативного подвеса.

После выбора площадки нужно тщательно изучить выставку, ее аудиторию, участников и потенциальных партнеров. Можно запросить отчеты о прошлых мероприятиях у организатора выставок, либо посмотреть статистику на независимых ресурсах, например в Институте выставочного аудита. Так вы поймете, с кем имеет смысл взаимодействовать, и сможете разработать план привлечения именно этих людей к вашему стенду.

Одной из важных задач на этом этапе становится создание команды проекта. Важно определить, кто будет отвечать за подготовку, организацию и проведение выставки. Структурированный план с четкими дедлайнами помогает избежать хаотичных решений и ошибок, которые часто возникают из-за отсутствия таймлайна.

Создание стенда

Выбор и проектирование стенда — это отдельная история. Если у вас небольшая компания и мало выставочного опыта, лучше со своим ТЗ обратиться за помощью к профессионалам — выставочным компаниям, которые занимаются застройкой стендов и маркетинговым сопровождением на выставке. Потому что самостоятельно продумать, как эффективно разместить все необходимое на 40 кв. м, будет крайне сложно.

Существуют четыре основных вида стендов, каждый из которых может служить определенным целям: островной, полуостровной, угловой, линейный. Стенд может включать приветственную зону, зону переговоров, лаунж-зону и другие, в зависимости от целей компании.

В дизайн стоит интегрировать корпоративные цвета и логотипы — это помогает посетителям сразу идентифицировать бренд. Но просто разместить логотип недостаточно.

Помимо названия компании, должна быть указана сфера услуг и какое-то достижение в виде цифры. Надпись должна быть на уровне глаз, чтобы удобно было читать.

Вместо длинного описания, в которое никто не будет вникать, лучше использовать динамичные мультимедийные решения. Движение, свет и графика гораздо эффективнее статичных изображений.

Успех стенда напрямую зависит не только от его внешнего вида, но и от того, насколько эффективно он спроектирован и удобен для общения с клиентами и партнерами.

Увы, сделать универсальный стенд, который можно будет просто пересобирать и хранить у себя в офисе, не выйдет: это экономически нецелесообразно. Стенд — это ваш временный офис на выставке. По сути, вы заказываете услугу по аренде и сборке: компания привозит мебель, экраны, которые потом, конечно, использует повторно, а вот флористические композиции, логотипы можно забрать себе, если захотите.

На выставке

Даже идеально организованный стенд не будет делать продажи сам по себе, без команды профессионалов, способных грамотно презентовать продукт и выстроить диалог с клиентами.

Важно правильно мотивировать сотрудников, которые будут представлять компанию на выставке. Отправлять на стенд неподготовленный персонал — одна из самых распространенных ошибок, ведущих к низкой эффективности участия в мероприятии.

Компанию должен представлять генеральный директор, менеджер по продажам, менеджер по маркетингу, технические специалисты, которые досконально разбираются в ваших, условно, буровых установках, и смогут компетентно ответить на вопросы. Есть смысл на эти три дня переключить работу всего офиса на выставку.

Поствыставочный период

После выставки наступает ключевой этап — обработка контактов. В среднем за три дня работы выставки компания собирает 100–300 контактов. Необходимо в течение десяти дней отсортировать собранные визитки, анкеты и любые контактные данные, чтобы не упустить возможность конвертировать потенциальных клиентов в реальных.

Принято делить контакты на несколько категорий. Первая группа — это «горячие» лиды, с которыми нужно немедленно связаться, предложив коммерческие условия. Вторая категория — «теплые» клиенты, с ними важно поддерживать контакт, но без резкого давления. И, наконец, третья группа — это «холодные» контакты, которые пока не готовы к сделке, но могут стать перспективными в будущем. Каждому из них нужно уделить внимание, чтобы не терять возможные продажи.

Эффективность участия в выставке оценивается по разным показателям, но ключевой метрикой, конечно, остается возврат инвестиций (ROI). Например, если ваша цель — заключить три новых контракта, то после выставки нужно оценить, удалось ли это сделать. Выставка — это инструмент для продаж, и она должна работать на привлечение новых клиентов, а не быть исключительно PR-активностью.

К чему готовиться: тренды выставочного бизнеса

С каждым годом подход к организации выставочных стендов меняется, и новые технологии становятся неотъемлемой частью этой индустрии. Все чаще компании выбирают мультимедийные форматы: видеостены с проекцией контента становятся популярнее традиционных конструкций. В дизайне стендов активно используются современные материалы, такие как пластик и зеркальные элементы. А сам дизайн стендов все чаще разрабатывает искусственный интеллект.

Другой важный тренд — сокращение выставочных площадей, что неизбежно приведет к увеличению стоимости аренды. Так, закрытие «Экспоцентра» в Москве и дефицит альтернативных выставочных комплексов заставляют участников искать новые решения. Например, некоторые компании уже обращаются к двухэтажным стендам как способу компенсировать увеличение стоимости доступной площади.

Также стенды все чаще используют как съемочную площадку: компания снимает там свой контент, приглашает крупных клиентов. Некоторые добавляют инста-зону специально для съемок. Если удается сделать эту зону интересной, то фотографии, сделанные посетителями стенда, расходятся по соцсетям.

Чек-лист участия в выставке:

• выбрать площадку и оценить ее потенциал (за 12 месяцев до участия);
• провести тендер на стенд (минимум за шесть месяцев);
• определить задачи участия в выставке: продажа, маркетинг, имидж, рекрутинг, нетворкинг, и т. д. (минимум за шесть месяцев);
• разработать рекламную кампанию (минимум за шесть месяцев);
• анонсировать выставку среди своих клиентов (за три-четыре месяца);
• разработать регистрационные анкеты и другие способы сбора контактов, продумать промо мероприятия/рекламные акции (за два месяца);
• заказать сувенирку (за полтора месяца, а не готовить в ночь перед выставкой брендированные блокноты с ручками);
• обучить персонал (за полтора месяца);
• анонсировать участие в соцсетях (за месяц);
• сделать рассылку по клиентам, провести тренинг для персонала, принять готовый стенд (за 3-10 дней).

Источник